Consistente en betrouwbare informatie van cruciaal belang voor het transactieproces
Bij het inrichten van een virtuele dataroom zijn een aantal zaken uitermate relevant te weten:
- beschik ik over alle informatie die relevant kan zijn voor een koper, en zo nee hoe kan ik die wel verkrijgen indiendien relevant.
- welke informatie ben ik van plan aan de koper te verstrekken en in welke fase van het onderhandelingsproces ?
- wat is de betrouwbaarheid en onderlinge consistentie van de te vertrekken informatie ?
Bovenstaande aspecten spelen een cruciale rol bij het vormen van een beeld over uw organisatie bij de potentiele koper. Er is bijna geen groter afbreukrisico dan dat informatie onjuist, onvolledig en/of inconsitent is.
Professionele inrichting
Het is derhalve van groot belang dat de inrichting en het content management van de dataroom op een professionele wijze wordt aangepakt. Naast het content management beschikken de meeste virtuele dataroom producten over een uitgebreide vraag en antwoord module (Q&A). Het evalueren van door koper gestelde vragen en het monitoren van de te verstrekken antwoorden geeft enerzijds inzicht in hoe de koper en haar adviseurs in het proces zitten en geeft anderzijds verkoper de mogelijkheid om overzicht en inzicht te houden over de wijze waarop antwoorden en informatie verstrekt worden.
Deze laatste punten zijn met name achteraf ten aanzien van o.a. de disclosure van belang om te kunnen vaststellen welke info is verstrekt in het kader van te formuleren garantie en vrijwaringen.